Wawasan
Wawasan
Contoh Undangan Pemilihan Kepala Desa dan Susunan Acaranya
Riset dan Wawasan · Klaster Pilkades
Panduan siap pakai untuk panitia desa
Contoh Undangan Pemilihan Kepala Desa dan Susunan Acaranya
Tidak ada satu pun peraturan pusat yang menetapkan bentuk baku surat undangan pilkades. Yang mengikat justru peraturan bupati dan tata naskah dinas desa Anda sendiri. Artikel ini memisahkan bagian yang memang diwajibkan aturan dari bagian yang sekadar kebiasaan turun temurun, lalu menyediakan contoh yang bisa langsung disalin.
6jenis
Undangan berbeda muncul dalam satu penyelenggaraan pilkades, dengan penandatangan yang tidak sama
0pasal
Ketentuan pusat yang menetapkan bentuk baku surat undangan pilkades
11bagian
Unsur surat resmi desa, delapan wajib dan tiga bergantung keperluan
H-3sampai H-1
Rentang tenggat undangan pemilih pada dua daerah yang aturannya kami baca
Panitia pemilihan kepala desa hampir selalu bertemu pertanyaan yang sama pada pekan terakhir sebelum pemungutan suara. Suratnya harus berbentuk seperti apa, siapa yang menandatangani, dan kapan paling lambat sampai ke tangan pemilih. Jawaban yang beredar di internet berupa berkas contoh yang disalin berulang antarsitus tanpa menyebut dasar aturannya. Sebagian isinya memang benar, sebagian lagi hanya kebiasaan yang diwariskan turun temurun, dan keduanya tampil dengan wibawa yang sama. Persoalannya bukan sekadar rapi atau tidak rapi. Undangan yang salah penandatangan atau terlambat dibagikan bisa menjadi bahan sengketa setelah suara dihitung.
Kami menelusuri naskah peraturan, pedoman tata naskah dinas desa, serta tata tertib pemungutan suara yang diterbitkan pemerintah desa dan kabupaten di situs resmi mereka. Hasilnya cukup mengejutkan untuk sebuah dokumen yang begitu sering dicari. Tidak ada bentuk baku yang berlaku nasional. Yang ada adalah kerangka surat resmi pemerintah desa dan tenggat yang ditetapkan masing masing daerah. Artikel ini memisahkan keduanya secara terang, lalu menyediakan contoh yang bisa Anda salin dan ubah nama desanya.
Poin Penting dalam 30 DetikEnam hal yang menentukan surat Anda
- 1Bentuk baku surat undangan pilkades tidak ada. Undang Undang Nomor 3 Tahun 2024, Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2026, maupun Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 beserta perubahannya tidak memuat pasal yang menetapkan format surat undangan.
- 2Yang mengikat adalah aturan daerah Anda. Kewajiban dan tenggat mengundang pemilih diletakkan pada peraturan bupati tentang pedoman pilkades dan pada tata tertib panitia, bukan pada aturan pusat.
- 3Undangan pilkades bukan satu jenis, melainkan enam. Penandatanganya berbeda beda. Undangan musyawarah ditandatangani Ketua Badan Permusyawaratan Desa, sedangkan undangan pemilih ditandatangani Ketua Panitia Pemilihan.
- 4Tenggat berbeda antardaerah. Tata tertib Desa Ringin di Kabupaten Rembang menetapkan undangan sampai paling lambat satu hari sebelum pemungutan suara, sementara di Kabupaten Probolinggo pembagian dimulai tiga hari sebelumnya.
- 5Pemilih terdaftar tanpa undangan tetap boleh memilih. Buktinya kartu tanda penduduk. Mekanismenya diatur tata tertib masing masing desa, dan sebaiknya diumumkan sejak sosialisasi agar tidak menjadi keributan di hari pemungutan.
- 6Saksi calon tidak bergantung pada undangan panitia. Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 Pasal 41 ayat 4 mensyaratkan saksi membawa surat mandat dari calon dan menyerahkannya kepada Ketua Panitia.
Seluruh butir di atas berasal dari penelusuran naskah peraturan dan dokumen resmi pemerintah desa serta kabupaten yang terbit di situs mereka sendiri. Rincian sumber, termasuk bagian yang ternyata tidak diatur sama sekali, dapat dibaca pada catatan metodologi di bagian akhir.
01Titik pijak
Yang benar benar mengikat, dan yang hanya kebiasaan
Perbedaan ini menentukan seluruh isi artikel. Aturan pusat mengatur tahapan dan tenggat penyelenggaraan, tetapi berhenti sebelum sampai pada bentuk surat. Akibatnya, dua desa di kabupaten yang sama bisa memakai susunan surat berbeda dan keduanya tetap sah. Yang tidak boleh berbeda adalah tenggat serta kewenangan penandatangan, karena keduanya diatur peraturan bupati dan tata tertib panitia. Menempatkan kebiasaan sebagai kewajiban membuat panitia kaku pada hal yang sebenarnya bebas, dan longgar pada hal yang sebenarnya diikat aturan.
Pemilahan
Dua tumpukan yang sering dianggap satu
Kolom kiri wajib Anda patuhi dan bisa dipersoalkan bila dilanggar. Kolom kanan bebas Anda susun sendiri, sepanjang tetap sopan dan jelas.
Mengikat
Diatur peraturan, bisa jadi bahan sengketa
- Tenggat tahapan penyelenggaraan. Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 Pasal 7 huruf b menetapkan panitia dibentuk dalam sepuluh hari setelah pemberitahuan akhir masa jabatan.
- Ketentuan peraturan bupati daerah Anda, termasuk tenggat penyampaian undangan kepada pemilih dan mekanisme bagi pemilih yang tidak menerimanya.
- Susunan naskah dinas desa yang ditetapkan peraturan bupati tata naskah, misalnya urutan penomoran surat dan kewenangan penandatangan.
- Surat mandat saksi. Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 Pasal 41 ayat 4 mensyaratkan saksi membawa mandat calon, bukan undangan panitia.
Kebiasaan
Bebas disusun, tidak ada pasal yang mengaturnya
- Bentuk dan susunan kalimat surat undangan. Tidak ada satu pun ketentuan pusat yang membakukannya.
- Kalimat pembuka dan penutup baku yang beredar di berkas contoh, termasuk penggunaan frasa tertentu yang dianggap resmi.
- Rincian susunan acara berikut pembagian jamnya, kecuali daerah Anda mengaturnya dalam tata tertib.
- Pembacaan tata tertib dan pengambilan sumpah panitia. Sangat lazim dan sebaiknya tetap dilakukan, tetapi dasarnya peraturan bupati setempat, bukan aturan nasional.
Peringatan. Berkas contoh undangan pilkades bertebaran di situs unduhan dokumen dan disalin berulang antarsitus tanpa menyebut dasar aturannya. Berkas semacam itu berguna sebagai penunjuk pola yang beredar, tetapi tidak bisa dipakai sebagai pembenaran hukum. Yang menentukan tetap peraturan bupati dan tata tertib panitia di desa Anda.
02Peta jenis
Enam undangan berbeda dalam satu pilkades
Kesalahan yang paling sering terjadi bukan pada susunan kalimat, melainkan pada siapa yang menandatangani. Undangan musyawarah pembentukan panitia berasal dari Badan Permusyawaratan Desa, sedangkan undangan kepada pemilih berasal dari panitia. Menukar keduanya membuat surat cacat kewenangan, dan itu jenis cacat yang paling mudah dipersoalkan calon yang kalah. Ketuk tiap nomor untuk melihat penandatangan, penerima, tenggat, dan dasar hukumnya.
Korsel
Siapa mengundang siapa, dan kapan
Enam undangan yang muncul sepanjang penyelenggaraan pilkades. Kolom dasar hukum sengaja dikosongkan bila memang tidak ada ketentuan yang mengaturnya.
01Rapat pembentukan panitiaUndangan dari Badan Permusyawaratan Desa
PenandatanganKetua Badan Permusyawaratan Desa
Ditujukan kepadaAnggota BPD, kepala desa atau penjabat kepala desa, perangkat desa, pengurus lembaga kemasyarakatan, ketua rukun tetangga, ketua rukun warga, dan tokoh masyarakat
TenggatTidak diatur. Kebiasaan yang lazim adalah beberapa hari sebelum acara, agar undangan sempat sampai lewat rukun tetangga
Dasar hukumTahapannya diatur Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 Pasal 7 huruf b. Bentuk undangannya sendiri tidak diatur
01 dari 06
02Musyawarah desaUndangan forum permusyawaratan tingkat desa
PenandatanganKetua Badan Permusyawaratan Desa selaku pemimpin musyawarah
Ditujukan kepadaUnsur pemerintah desa dan perwakilan masyarakat desa
TenggatTidak diatur secara nasional. Sebagian daerah mengaturnya dalam peraturan bupati tentang musyawarah desa
Dasar hukumBentuk undangan tidak diatur. Penyelenggaraan musyawarah desa merujuk ketentuan musyawarah desa yang berlaku di daerah
02 dari 06
03Sosialisasi kepada wargaUndangan pertemuan penjelasan tahapan
PenandatanganKetua Panitia Pemilihan
Ditujukan kepadaWarga desa, umumnya disalurkan melalui ketua rukun tetangga dan ketua rukun warga
TenggatTidak ada tenggat baku. Sepenuhnya kebiasaan dan pertimbangan panitia
Dasar hukumTidak diatur
03 dari 06
04Pemungutan suaraUndangan kepada pemilih yang terdaftar
PenandatanganKetua Panitia Pemilihan. Di daerah yang membentuk kelompok penyelenggara pemungutan suara, undangan ditandatangani ketua kelompok tersebut
Ditujukan kepadaPemilih yang namanya tercantum dalam daftar pemilih tetap, disertai tanda bukti penerimaan
TenggatDitetapkan peraturan bupati. Dua contoh yang kami baca berada pada rentang tiga hari sampai satu hari sebelum pemungutan suara
Dasar hukumPeraturan bupati tentang pedoman pilkades dan tata tertib panitia. Tidak ada ketentuan tingkat undang undang maupun peraturan pemerintah yang mengaturnya
04 dari 06
05Penetapan dan pelantikanUndangan acara resmi tingkat kabupaten
PenandatanganUmumnya pemerintah kabupaten atau panitia tingkat kabupaten, bukan panitia desa
Ditujukan kepadaCalon terpilih, unsur pemerintah desa, dan tamu undangan
TenggatMengikuti jadwal kabupaten, yang terikat pada tenggat penetapan hasil
Dasar hukumTenggat penetapan diatur Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2026 Pasal 39, meliputi pelaporan hasil, penerbitan keputusan pengesahan, dan pelantikan
05 dari 06
06Saksi calonBukan undangan, melainkan surat mandat
PenandatanganCalon kepala desa yang bersangkutan, bukan panitia
Ditujukan kepadaSaksi yang ditunjuk, lalu diserahkan kepada Ketua Panitia pada hari pemungutan suara
TenggatDiserahkan pada hari pelaksanaan. Panitia tetap lazim mengirim undangan kehadiran kepada calon, tetapi itu kebiasaan
Dasar hukumPermendagri Nomor 112 Tahun 2014 Pasal 41 ayat 4, yang mensyaratkan saksi membawa surat mandat dari calon dan menyerahkannya kepada Ketua Panitia
06 dari 06
Cara membaca. Kolom tenggat yang bertuliskan tidak diatur bukan berarti Anda bebas terlambat. Artinya tenggat itu tidak dapat dipersoalkan secara hukum, tetapi tetap menentukan apakah orang yang Anda undang sempat hadir atau tidak.
03Anatomi
Sebelas bagian surat, delapan di antaranya wajib
Karena bentuk surat undangan pilkades tidak dibakukan, yang dipakai sebagai pegangan adalah kerangka surat resmi pemerintah desa. Kerangka itu diatur dalam peraturan bupati tentang tata naskah dinas pemerintah desa, dan isinya cukup seragam antardaerah meskipun nomor peraturannya berbeda beda. Contoh yang kami pakai di bawah ini bersandar pada Peraturan Bupati Temanggung Nomor 103 Tahun 2021, yang mendefinisikan surat undangan sebagai naskah dinas dari pejabat berwenang untuk menghadiri acara kedinasan pada waktu, tempat, dan acara yang ditentukan. Ketuk bagian mana pun pada surat untuk melihat statusnya.
Bedah surat
Surat undangan desa, bagian per bagian
Delapan bagian wajib ada pada tiap surat resmi. Tiga sisanya hanya dipakai bila keadaannya menuntut. Ketuk salah satu bagian untuk membaca catatan penulisannya.
!Seluruh nama desa, nomor surat, dan tanggal pada contoh ini fiktif. Ganti dengan data desa Anda sendiri.
Wajib
1. Kop naskah dinas
Surat yang ditandatangani Kepala Desa memakai lambang daerah di tengah atas serta alamat, telepon, laman, dan kode pos di bagian bawah. Surat panitia memakai kop panitia pemilihan. Kop hanya dipasang pada halaman pertama, tidak diulang di halaman berikutnya.
Wajib
2. Nomor surat
Peraturan Bupati Temanggung Nomor 103 Tahun 2021 menetapkan urutan nomor surat sebagai berikut: kategori klasifikasi keamanan, nomor urut naskah dalam satu tahun takwim, kode klasifikasi, bulan dalam angka romawi, lalu tahun terbit. Kode klasifikasi berbeda antardaerah, jadi periksa peraturan bupati Anda dan jangan menyalin kode dari desa lain.
Bergantung keperluan
3. Sifat
Diisi bila surat memang perlu ditandai, misalnya biasa, segera, atau penting. Banyak desa mengosongkannya dan itu tidak menyalahi aturan. Untuk undangan pemungutan suara, penandaan penting membantu perangkat yang mengantar agar tidak menunda pengiriman.
Bergantung keperluan
4. Lampiran
Ditulis hanya bila ada berkas yang disertakan, lengkap dengan jumlahnya. Bila tidak ada lampiran, baris ini boleh dihilangkan seluruhnya. Menulis kata lampiran lalu membiarkannya kosong justru membuat penerima mencari cari berkas yang tidak pernah ada.
Wajib
5. Perihal
Ditulis singkat dengan kata kunci di depan. Hindari menulis kata undangan saja, karena penerima tidak tahu acara apa yang dimaksud. Sebutkan jenis acaranya, misalnya undangan pemungutan suara atau undangan musyawarah pembentukan panitia.
Wajib
6. Tanggal surat
Diletakkan di kanan atas, sejajar dengan blok nomor. Tanggal surat adalah tanggal surat itu ditandatangani, bukan tanggal acara. Menyamakan keduanya adalah kesalahan yang sering terjadi dan membuat riwayat pengiriman sulit ditelusuri bila kemudian dipersoalkan.
Wajib
7. Alamat tujuan
Untuk undangan pemilih, cantumkan nama sesuai daftar pemilih tetap beserta nomor induk kependudukan agar mudah dicocokkan di meja pendaftaran. Untuk undangan rapat, tulis nama jabatan penerima. Sediakan pula kolom tanda terima, karena itulah bukti bahwa panitia sudah menyampaikan undangan.
Wajib
8. Isi surat
Terdiri atas pembuka, isi, dan penutup. Bagian ini yang paling sering dipenuhi kalimat berbunga. Yang benar benar dibutuhkan pemilih hanya empat hal, yaitu hari dan tanggal, jam, tempat, serta apa yang perlu dibawa. Tulis keempatnya dengan huruf yang mudah dibaca orang tua.
Wajib
9. Nama jabatan, tanda tangan, dan nama jelas
Undangan panitia ditandatangani Ketua Panitia Pemilihan. Undangan musyawarah ditandatangani Ketua Badan Permusyawaratan Desa. Bila surat resmi pemerintah desa terpaksa ditandatangani Sekretaris Desa karena Kepala Desa berhalangan, pakai keterangan atas nama Kepala Desa dan tambahkan tembusan kepada yang bersangkutan.
Wajib
10. Stempel atau cap
Dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan. Cap harus sesuai dengan penandatangan. Memakai cap pemerintah desa pada surat yang ditandatangani Ketua Panitia adalah kesalahan format yang mudah dipersoalkan, meskipun isi suratnya sudah benar.
Bergantung keperluan
11. Tembusan
Dicantumkan bila ada pihak yang perlu mengetahui, misalnya Kepala Desa atau camat. Wajib dicantumkan bila surat memakai keterangan atas nama, karena pejabat yang diatasnamakan berhak menerima laporan.
Catatan penting. Peraturan Bupati Temanggung Nomor 103 Tahun 2021 kami pakai sebagai contoh pedoman tata naskah dinas desa, bukan sebagai aturan yang berlaku di seluruh Indonesia. Setiap kabupaten menerbitkan peraturan sendiri dengan nomor berbeda. Susunan bagian suratnya cukup seragam, tetapi kode klasifikasi dan cara penomorannya bisa berbeda.
04Siap salin
Tiga contoh undangan yang bisa langsung dipakai
Ketiga contoh di bawah ini kami susun sendiri di atas kerangka surat resmi desa, bukan disalin dari berkas yang beredar. Bagian yang perlu Anda isi ditandai dengan kurung siku berwarna. Nama desa, nomor, dan tanggalnya fiktif. Perhatikan bahwa penandatangan contoh pertama dan ketiga adalah Ketua Panitia, sedangkan contoh kedua adalah Ketua Badan Permusyawaratan Desa, karena musyawarah desa memang bukan wewenang panitia.
Cetakan
Pilih jenis undangan yang sedang Anda susun
Salin isinya, ganti bagian dalam kurung siku, lalu sesuaikan penomoran dengan peraturan bupati tata naskah dinas di daerah Anda.
PANITIA PEMILIHAN KEPALA DESA [NAMA DESA]
Jalan [alamat], Kecamatan [kecamatan], Kabupaten [kabupaten]
[nama desa], [tanggal surat]
Nomor : [nomor sesuai tata naskah dinas daerah]
Sifat : Penting
Perihal : Undangan Pemungutan Suara Pemilihan Kepala Desa
Kepada Yth.
Bapak atau Ibu [nama pemilih sesuai daftar pemilih tetap]
Nomor induk kependudukan [NIK]
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan pemilihan Kepala Desa [nama desa], dengan ini kami mengundang Bapak atau Ibu yang namanya tercantum dalam daftar pemilih tetap untuk menggunakan hak pilih pada:
Hari dan tanggal : [hari, tanggal]
Waktu : [jam mulai] sampai [jam selesai]
Tempat : [lokasi pemungutan suara]
Mohon Bapak atau Ibu membawa undangan ini beserta kartu tanda penduduk. Apabila undangan ini hilang, hak pilih Bapak atau Ibu tidak gugur sepanjang nama Bapak atau Ibu tercantum dalam daftar pemilih tetap. Ketentuan selengkapnya diatur dalam tata tertib pemungutan suara.
Atas perhatian Bapak atau Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Panitia Pemilihan Kepala Desa [nama desa]
[nama lengkap tanpa gelar]
Tanda terima undangan
Nama : [nama pemilih]
Tanggal diterima : [tanggal]
Tanda tangan penerima : [kolom tanda tangan]
BADAN PERMUSYAWARATAN DESA [NAMA DESA]
Jalan [alamat], Kecamatan [kecamatan], Kabupaten [kabupaten]
[nama desa], [tanggal surat]
Nomor : [nomor sesuai tata naskah dinas daerah]
Lampiran : 1 lembar susunan acara
Perihal : Undangan Musyawarah Desa Pembentukan Panitia Pemilihan Kepala Desa
Kepada Yth.
[nama atau jabatan penerima]
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka persiapan pemilihan Kepala Desa [nama desa], Badan Permusyawaratan Desa akan menyelenggarakan musyawarah desa dengan agenda pembentukan panitia pemilihan. Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengharap kehadiran Bapak atau Ibu pada:
Hari dan tanggal : [hari, tanggal]
Waktu : [jam]
Tempat : [tempat]
Acara : [pokok agenda musyawarah]
Mengingat pentingnya agenda tersebut, kami mengharap Bapak atau Ibu hadir tepat waktu dan tidak diwakilkan. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Badan Permusyawaratan Desa [nama desa]
[nama lengkap tanpa gelar]
Tembusan disampaikan kepada Kepala Desa [nama desa] sebagai laporan.
PANITIA PEMILIHAN KEPALA DESA [NAMA DESA]
Jalan [alamat], Kecamatan [kecamatan], Kabupaten [kabupaten]
[nama desa], [tanggal surat]
Nomor : [nomor sesuai tata naskah dinas daerah]
Perihal : Undangan Sosialisasi Tahapan Pemilihan Kepala Desa
Kepada Yth.
Warga Dusun [nama dusun]
melalui Ketua Rukun Tetangga [nomor rukun tetangga]
di Tempat
Dengan hormat,
Panitia Pemilihan Kepala Desa [nama desa] akan menyelenggarakan sosialisasi tahapan pemilihan kepada warga. Kami mengundang Bapak dan Ibu untuk hadir pada:
Hari dan tanggal : [hari, tanggal]
Waktu : [jam]
Tempat : [tempat]
Materi yang disampaikan meliputi jadwal tahapan, cara memeriksa nama dalam daftar pemilih, tata cara pemungutan suara, serta cara menyampaikan sanggahan. Kehadiran Bapak dan Ibu sangat kami harapkan agar tidak ada warga yang kehilangan hak pilih karena kekurangan informasi.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Panitia Pemilihan Kepala Desa [nama desa]
[nama lengkap tanpa gelar]
Satu hal yang jangan dilewatkan. Kolom tanda terima pada contoh pertama bukan hiasan. Itulah satu satunya bukti bahwa panitia sudah menyampaikan undangan tepat waktu. Bila kemudian ada calon yang mempersoalkan pemilih tidak diundang, lembar tanda terima inilah yang akan dicari.
05Tenggat
Kapan undangan harus sampai, dan mengapa jawabannya berbeda beda
Inilah bagian yang paling sering ditanyakan dan paling sering dijawab keliru. Tidak ada tenggat nasional. Yang ada adalah tenggat yang ditetapkan peraturan bupati dan tata tertib panitia, dan angkanya memang berbeda antardaerah. Karena itu jawaban paling jujur atas pertanyaan kapan undangan harus dibagikan adalah: buka peraturan bupati daerah Anda lebih dulu. Dua contoh di bawah ini kami ambil dari dokumen resmi yang diterbitkan pemerintah desa dan kabupaten sendiri, agar terlihat betapa lebar rentangnya.
Perbandingan tenggat
Rentang waktu penyampaian undangan pemilih
Batang berwarna menunjukkan rentang hari yang disebut dokumen resmi masing masing. Baris ketiga bukan dasar hukum pilkades, melainkan pembanding dari pemilihan kepala daerah.
H-7H-6H-5H-4H-3H-2H-1Hari H
Desa Ringin, Kabupaten RembangTata tertib pemungutan suara 2019
Kabupaten ProbolinggoPembagian oleh kelompok penyelenggara
Pembanding, bukan pilkadesPemilihan kepala daerah
Cara membaca tiap baris. Tata tertib Desa Ringin menyebut panitia menyerahkan undangan beserta tanda bukti penerimaan paling lama tujuh hari sebelum pemungutan suara, dan undangan harus sudah sampai paling lambat satu hari sebelumnya. Di Kabupaten Probolinggo, pemberitaan resmi pemerintah kabupaten menyebut pembagian undangan dimulai tiga hari sebelum pemungutan suara, tanpa menyebut batas akhirnya secara tegas, sehingga batang pada baris kedua kami hentikan di H-1. Baris ketiga adalah aturan pemilihan kepala daerah, yang menetapkan surat pemberitahuan disampaikan paling lambat tiga hari sebelum hari pemungutan. Baris ketiga sengaja kami tampilkan agar terlihat bahwa kebiasaan tiga hari itu berasal dari rezim pemilihan lain, bukan dari aturan pilkades.
Yang sering ditakutkan panitia
Bagaimana bila ada pemilih yang tidak menerima undangan
Yang benar
Hak pilih tidak gugur
- Pemilih yang namanya tercantum dalam daftar pemilih tetap tetap berhak memilih meskipun undangan tidak sampai atau hilang.
- Bukti yang lazim diminta adalah kartu tanda penduduk atau surat keterangan kependudukan.
- Tata tertib Desa Ringin mengatur pemilih dapat meminta undangan kepada panitia sampai sehari sebelum pemungutan, dan yang undangannya hilang dapat memilih pada satu jam terakhir sebelum penutupan.
Yang perlu diwaspadai
Mekanismenya tetap milik daerah
- Ketentuan di atas berasal dari tata tertib satu desa. Daerah lain bisa mengatur jam dan syarat yang berbeda.
- Karena itu panitia wajib mengumumkan mekanismenya sejak sosialisasi, bukan menjelaskannya mendadak di depan tempat pemungutan.
- Sengketa yang berawal dari pemilih merasa tidak diundang hampir selalu bermula dari daftar pemilih yang bermasalah. Pemeriksaannya kami bahas terpisah pada panduan DPT pilkades.
06Susunan acara
Jalannya hari pemungutan suara, jam demi jam
Susunan di bawah ini disarikan dari tata tertib pemungutan suara yang diterbitkan pemerintah desa, jadi statusnya contoh yang sudah dipakai, bukan ketentuan nasional. Jamnya menyesuaikan keputusan panitia masing masing. Yang perlu Anda tiru bukan angka jamnya, melainkan urutannya, terutama tiga titik yang menghasilkan berita acara, karena di situlah letak perlindungan hukum panitia bila hasilnya kemudian dipersoalkan.
Urutan acara
Pemungutan suara, dari persiapan sampai laporan
Delapan tahap dengan perkiraan jam. Tiga di antaranya wajib dituangkan dalam berita acara dan ditandatangani bersama saksi.
06.00PersiapanPanitia memeriksa kesiapan tempat pemungutan suaraPerlengkapan, bilik, kotak suara, daftar pemilih tetap, tinta, dan meja pendaftaran diperiksa sebelum pemilih berdatangan.
07.00PembukaanRapat pemungutan suara dibuka Ketua PanitiaPembukaan berisi pengumuman nama calon beserta nomor urut, tata cara pemberian suara, tata cara penghitungan, dan cara penetapan calon terpilih.
07.05Berita acaraKotak suara dibuka dan diperlihatkan kosongKotak lalu dikunci kembali, surat suara dihitung jumlahnya di hadapan saksi, dan seluruhnya dituangkan dalam berita acara.
07.15PelaksanaanPemungutan suara dimulaiPemilih menyerahkan undangan, dicocokkan dengan daftar pemilih tetap, menerima surat suara, mencoblos di bilik, memasukkannya ke kotak, lalu mencelupkan jari ke tinta.
14.00Berita acaraPemungutan suara ditutupBila masih ada pemilih yang mengantre, waktu dapat diperpanjang sampai antrean habis. Jalannya pemungutan suara dituangkan dalam berita acara.
14.15PenghitunganRapat penghitungan suara dibukaSah atau tidaknya tiap surat suara diteliti dan diumumkan, disaksikan saksi calon yang membawa surat mandat.
SelesaiBerita acaraPerolehan suara dan calon terpilih diumumkanBerita acara penghitungan suara ditandatangani ketua, sekretaris, dan para saksi yang hadir.
Hari ituPelaporanPanitia melaporkan hasil kepada Badan Permusyawaratan DesaPelaporan ini membuka rangkaian tenggat penetapan, pengesahan, dan pelantikan yang diatur pada tingkat kabupaten.
Perhatikan tiga penanda berita acara. Panitia yang tertib mencatat ketiganya jarang kalah dalam sengketa, karena keberatan yang muncul belakangan bisa diuji terhadap dokumen yang sudah ditandatangani saksi pada hari itu juga.
AAcara lainSusunan acara musyawarah desa terkait pilkades
Pola yang lazim dipakai, dengan catatan bahwa urutannya tidak dibakukan aturan pusat dan dipimpin Ketua Badan Permusyawaratan Desa.
- Pembukaan oleh pembawa acara
- Menyanyikan lagu Indonesia Raya
- Pembacaan doa
- Sambutan dan pembukaan resmi oleh Ketua Badan Permusyawaratan Desa selaku pimpinan musyawarah
- Sambutan kepala desa atau penjabat kepala desa
- Penyampaian tata tertib musyawarah
- Pembahasan agenda, misalnya pembentukan dan penetapan panitia pemilihan
- Pengambilan keputusan secara musyawarah mufakat
- Penandatanganan berita acara musyawarah
- Penutup
BSering disalahpahamiApakah pembacaan tata tertib dan sumpah panitia diwajibkan
Pembacaan tata tertib pemungutan suara dan pengambilan sumpah anggota panitia adalah praktik yang sangat lazim, dan kami menyarankan tetap dilakukan. Tetapi keharusannya tidak bersumber dari Permendagri Nomor 112 Tahun 2014. Yang mewajibkan adalah peraturan bupati tentang pedoman pilkades dan tata tertib panitia di daerah masing masing.
Perbedaan ini penting bagi panitia. Bila daerah Anda mewajibkannya, melewatkannya bisa menjadi bahan keberatan. Bila daerah Anda tidak mengaturnya, tidak ada dasar hukum untuk membatalkan hasil hanya karena tata tertib tidak dibacakan. Sikap yang paling aman tetap sama, yaitu membacakannya dan mencatatnya dalam berita acara pembukaan.
07Daftar periksa
Tujuh kesalahan yang paling sering terjadi
Ketujuhnya kami susun dari pola yang berulang pada dokumen dan pemberitaan yang kami telusuri. Urutannya dari yang akibatnya paling berat. Ketuk masing masing untuk membaca akibat dan cara memperbaikinya sebelum surat Anda dicetak.
01Paling beratMenyalin berkas contoh tanpa memeriksa peraturan bupati
Akibat. Tenggat, penandatangan, atau mekanisme yang dipakai bisa berbeda dari yang berlaku di daerah Anda. Selisih ini baru terasa ketika ada pihak yang berkeberatan, dan pada saat itu surat sudah telanjur dibagikan ke seluruh desa.
Perbaikan. Buka peraturan bupati tentang pedoman pilkades dan peraturan bupati tata naskah dinas desa sebelum mengetik. Dua dokumen itu yang mengikat, bukan berkas contoh yang beredar.
02Menyangkut hak wargaMemperlakukan undangan sebagai syarat mutlak memilih
Akibat. Pemilih yang namanya ada dalam daftar pemilih tetap ditolak hanya karena undangannya hilang atau tidak sampai. Ini menyangkut hak pilih, dan keberatannya biasanya datang bukan dari warga yang bersangkutan melainkan dari calon yang kalah.
Perbaikan. Umumkan sejak sosialisasi bahwa pemilih terdaftar tetap dapat memilih dengan menunjukkan kartu tanda penduduk, dan sebutkan mekanismenya sesuai tata tertib desa Anda. Tempelkan pengumuman itu di papan informasi desa.
03Cacat kewenanganSalah menempatkan penandatangan surat
Akibat. Undangan panitia yang ditandatangani kepala desa, atau undangan musyawarah pembentukan panitia yang ditandatangani selain Ketua Badan Permusyawaratan Desa, membuat surat cacat kewenangan. Isinya benar, tetapi asalnya keliru.
Perbaikan. Pegang aturan sederhana ini. Musyawarah dan pembentukan panitia berasal dari Ketua Badan Permusyawaratan Desa. Sosialisasi, undangan pemilih, dan undangan hari pemungutan berasal dari Ketua Panitia Pemilihan.
04Bukti penyampaianTidak menyertakan kolom tanda terima undangan
Akibat. Panitia kehilangan satu satunya bukti bahwa undangan sudah disampaikan tepat waktu. Saat ada tuduhan pemilih tidak diundang, panitia hanya bisa membantah dengan ingatan.
Perbaikan. Sediakan kolom tanda terima berisi nama, tanggal diterima, dan tanda tangan penerima. Kumpulkan lembarnya dan rekonsiliasikan dengan daftar pemilih tetap sebelum hari pemungutan.
05Tertib arsipNomor surat ganda, salah urut, atau bulan tidak beraturan
Akibat. Arsip kacau dan keabsahan surat mudah diragukan. Dua surat bernomor sama pada satu tahun takwim adalah temuan yang gampang dicari oleh pihak yang mencari celah.
Perbaikan. Buat satu buku agenda nomor surat panitia sejak hari pertama. Ikuti urutan penomoran yang ditetapkan peraturan bupati tata naskah dinas desa Anda, termasuk penulisan bulan dalam angka romawi bila memang disyaratkan.
06Format keabsahanKop dan cap tidak sesuai dengan penandatangan
Akibat. Surat berkop Kepala Desa tetapi ditandatangani Sekretaris Desa tanpa keterangan atas nama, atau surat panitia yang dibubuhi cap pemerintah desa, menjadi cacat format meskipun isinya sudah benar.
Perbaikan. Samakan tiga hal sekaligus, yaitu kop, penandatangan, dan cap. Bila Kepala Desa berhalangan, pakai keterangan atas nama Kepala Desa dan tambahkan tembusan kepada beliau sebagai laporan.
07KeterbacaanPerihal terlalu umum dan isi surat berbunga bunga
Akibat. Penerima tidak tahu acara apa yang dimaksud, dan empat keterangan yang benar benar dibutuhkan justru tenggelam di antara kalimat penghormatan. Pemilih berusia lanjut adalah yang paling dirugikan.
Perbaikan. Tulis perihal dengan menyebut jenis acaranya. Letakkan hari dan tanggal, jam, tempat, serta barang yang perlu dibawa dalam baris terpisah dengan huruf yang mudah dibaca, bukan disisipkan di tengah paragraf.
08Penutup
Kebebasan bentuk bukan alasan untuk asal jadi
Temuan utama artikel ini bisa terdengar melegakan sekaligus merepotkan. Melegakan karena panitia tidak perlu mengejar format resmi yang sebenarnya tidak pernah ada. Merepotkan karena kebebasan itu berarti tidak ada yang bisa disalahkan selain panitia sendiri bila suratnya membingungkan atau terlambat sampai.
Pandangan Head Politika, kekosongan aturan di tingkat pusat ini sebaiknya tidak diisi dengan menyeragamkan surat secara nasional, melainkan dengan mewajibkan tiga hal saja pada tingkat peraturan bupati, yaitu tenggat penyampaian yang tegas, kolom tanda terima, dan pengumuman terbuka bahwa pemilih terdaftar tetap dapat memilih dengan kartu tanda penduduk. Ketiganya murah, mudah diperiksa, dan menutup sebagian besar sengketa yang selama ini berulang.
Sampai perubahan itu terjadi, pegangan yang paling aman bagi panitia tetap sederhana. Baca peraturan bupati Anda lebih dulu, tempatkan penandatangan yang benar, simpan tanda terima, dan catat tiga berita acara pada hari pemungutan suara. Surat yang rapi tidak memenangkan siapa pun, tetapi surat yang keliru bisa membatalkan kerja berbulan bulan.
FAQPertanyaan yang sering diajukan
Enam pertanyaan yang paling sering masuk
01Apakah ada format baku surat undangan pemilihan kepala desa?
Tidak ada. Undang Undang Nomor 3 Tahun 2024, Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2026, maupun Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 beserta perubahannya tidak memuat ketentuan yang menetapkan bentuk baku surat undangan pilkades. Yang dipakai sebagai kerangka adalah aturan surat resmi pemerintah desa dalam peraturan bupati tentang tata naskah dinas, sedangkan tenggat dan mekanismenya ditetapkan peraturan bupati tentang pedoman pilkades serta tata tertib panitia.
02Siapa yang berwenang menandatangani undangan pilkades?
Bergantung jenis undangannya. Undangan musyawarah desa dan undangan rapat pembentukan panitia ditandatangani Ketua Badan Permusyawaratan Desa. Undangan sosialisasi dan undangan pemungutan suara kepada pemilih ditandatangani Ketua Panitia Pemilihan. Surat resmi pemerintah desa ditandatangani Kepala Desa, dan bila berhalangan dapat ditandatangani Sekretaris Desa dengan keterangan atas nama Kepala Desa.
03Kapan undangan pemungutan suara harus sampai ke pemilih?
Tidak ada tenggat nasional, sehingga jawabannya ditentukan peraturan bupati dan tata tertib panitia di daerah masing masing. Tata tertib pemungutan suara Desa Ringin di Kabupaten Rembang menetapkan undangan diserahkan paling lama tujuh hari sebelum pemungutan dan harus sudah sampai paling lambat satu hari sebelumnya. Di Kabupaten Probolinggo, pembagian undangan oleh kelompok penyelenggara dimulai tiga hari sebelum pemungutan suara.
04Apakah pemilih tetap bisa memilih bila tidak menerima undangan?
Pada umumnya bisa, sepanjang namanya tercantum dalam daftar pemilih tetap, dengan menunjukkan kartu tanda penduduk kepada panitia. Mekanismenya diatur tata tertib masing masing desa. Tata tertib Desa Ringin, misalnya, mengatur pemilih dapat meminta undangan kepada panitia sampai sehari sebelum pemungutan, dan pemilih yang undangannya hilang dapat memberikan suara pada satu jam terakhir sebelum penutupan.
05Apa saja bagian yang wajib ada dalam surat undangan desa?
Merujuk pedoman tata naskah dinas pemerintah desa, ada sebelas bagian yang lazim, dan delapan di antaranya wajib, yaitu kop naskah dinas, nomor surat, perihal, tanggal surat, alamat tujuan, isi surat, nama jabatan beserta tanda tangan dan nama jelas, serta stempel. Tiga sisanya, yaitu sifat, lampiran, dan tembusan, hanya dipakai bila keadaannya menuntut.
06Bagaimana susunan acara pemungutan suara pilkades?
Pola yang dipakai tata tertib desa dimulai dari pemeriksaan kesiapan tempat pemungutan suara, pembukaan rapat oleh Ketua Panitia yang disertai pengumuman nama calon dan tata cara, pembukaan kotak suara yang diperlihatkan kosong lalu dikunci, pemungutan suara, penutupan yang dapat diperpanjang bila masih ada antrean, penghitungan suara di hadapan saksi, pengumuman calon terpilih, dan pelaporan hasil kepada Badan Permusyawaratan Desa. Jamnya ditentukan panitia masing masing.
!Keterbukaan
Catatan metodologi dan transparansi
Artikel ini disusun dari penelusuran naskah peraturan, pedoman tata naskah dinas pemerintah desa, serta tata tertib dan pemberitaan resmi yang diterbitkan pemerintah desa dan kabupaten di situs mereka sendiri. Penelusuran dilakukan pada 25 Agustus 2026. Contoh surat pada bagian 04 kami susun sendiri di atas kerangka surat resmi desa, bukan disalin dari berkas yang beredar, dan seluruh nama desa, nomor, serta tanggalnya fiktif.
!Batas yang kami akuiLima hal yang perlu Anda ketahui sebelum memakai artikel ini
- Perbedaan antardaerah itu nyata dan lebar. Contoh dari Kabupaten Rembang dan Kabupaten Probolinggo adalah ilustrasi, bukan standar yang berlaku di semua desa. Peraturan bupati daerah Anda tetap yang menentukan.
- Peraturan Bupati Temanggung Nomor 103 Tahun 2021 kami pakai sebagai contoh pedoman tata naskah dinas desa. Setiap kabupaten menerbitkan peraturannya sendiri, dan kode klasifikasi surat bisa berbeda.
- Penomoran ayat pada Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2026 perlu diverifikasi langsung pada salinan resmi. Laman resmi memblokir pengambilan otomatis saat penelusuran dilakukan, sehingga rujukan pasal kami sandarkan pada beberapa sumber yang saling menguatkan.
- Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 beserta perubahannya belum dicabut secara formal dan kami perlakukan sebagai masih berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan aturan yang lebih tinggi dan lebih baru. Bila peraturan menteri pengganti terbit, rujukan pada artikel ini perlu diperbarui.
- Baris pembanding pada garis waktu bukan dasar hukum pilkades. Ketentuan tiga hari berasal dari Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 17 Tahun 2024 untuk pemilihan kepala daerah, dan kami tampilkan justru untuk mencegah salah kaprah yang sudah telanjur beredar.
Sumber
Dokumen yang kami baca
Seluruh tautan mengarah ke naskah peraturan atau dokumen resmi yang diterbitkan lembaga penerbitnya sendiri.
- Permendagri Nomor 112 Tahun 2014 tentang Pemilihan Kepala DesaDipakai untuk Pasal 7 huruf b mengenai pembentukan panitia dan Pasal 41 ayat 4 mengenai surat mandat saksi
- Permendagri Nomor 72 Tahun 2020, perubahan kedua atas Permendagri Nomor 112 Tahun 2014Dipakai untuk memeriksa apakah ketentuan undangan berubah pada perubahan terakhir
- Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2026 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang Undang DesaDipakai untuk tahapan dan tenggat penetapan hasil. Penomoran ayatnya perlu diverifikasi pada salinan resmi
- Peraturan Bupati Temanggung Nomor 103 Tahun 2021 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas pada Pemerintah DesaDipakai untuk anatomi surat, susunan penomoran, dan definisi surat undangan
- Tata Tertib Pemungutan Suara Pemilihan Kepala Desa Ringin, Kecamatan Pamotan, Kabupaten RembangDipakai untuk tenggat undangan, mekanisme pemilih tanpa undangan, dan susunan acara berjam
- Pemerintah Kabupaten Probolinggo, keterangan resmi pembagian undangan pilkades serentakDipakai untuk contoh tenggat pembagian undangan di daerah lain
- Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 17 Tahun 2024Dipakai hanya sebagai pembanding tenggat pada pemilihan kepala daerah, bukan dasar hukum pilkades
Bacaan lanjutan di Head Politika
Pemilihan Kepala Desa: Aturan, Tahapan, dan Syarat Calon
Panduan induk klaster ini. Bacalah bila Anda perlu gambaran menyeluruh tahapan pilkades sebelum menyiapkan surat undangan.
Panduan induk klaster ini. Bacalah bila Anda perlu gambaran menyeluruh tahapan pilkades sebelum menyiapkan surat undangan.
DPT Pilkades: Cara Menyusun, Memeriksa, dan Menyanggah Daftar Pemilih
Undangan hanya sebaik daftar pemilihnya. Bacalah bila ada warga yang merasa namanya tidak terdaftar atau ingin mengajukan sanggahan.
Undangan hanya sebaik daftar pemilihnya. Bacalah bila ada warga yang merasa namanya tidak terdaftar atau ingin mengajukan sanggahan.
Contoh Susunan Tim Sukses Pilkades dan Cara Membentuknya
Untuk calon, bukan panitia. Bacalah bila Anda berada di sisi peserta dan perlu memahami batas hukum kerja tim.
Untuk calon, bukan panitia. Bacalah bila Anda berada di sisi peserta dan perlu memahami batas hukum kerja tim.
Ditulis, dianalisis, dan dipublikasikan oleh Tim Head Politika. Diperbarui 25 Agustus 2026. Bila Anda panitia atau perangkat desa yang menemukan ketentuan berbeda di peraturan bupati daerah Anda, kami terbuka menerima koreksi beserta salinan aturannya untuk memperbarui artikel ini.
Konsultasi Gratis
Ingin Peta Politik Dapil Anda Dibaca dengan Data?
Diskusikan situasi Anda langsung dengan tim kami. Tanpa biaya, tanpa keterikatan, hanya pembicaraan jujur tentang peluang Anda.
Mulai Konsultasi GratisArtikel Terkait
Daftar Isi