Contoh Undangan Reses dan Susunan Acaranya

Telusuri UU 23/2014 tentang Pemerintahan Daerah, UU 17/2014 tentang MD3, sampai PP 12/2018, Anda tidak akan menemukan pasal yang mengatur bentuk surat undangan reses. Yang ada hanya perintah agar reses dijalankan dan hasilnya dilaporkan. Aturan yang paling dekat menyentuh urusan surat menyurat adalah Permendagri 1/2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, dan cakupannya seluruh naskah dinas, dari surat tugas sampai nota dinas.

Keadaannya mirip resep masakan yang diwariskan di sebuah keluarga. Takarannya tidak pernah ditulis, semua orang memasak dengan cara yang sama, dan tidak seorang pun ingat siapa yang pertama menetapkannya. Begitu ditanya dasarnya, jawabannya selalu sama, yaitu sudah begitu sejak dulu.

Ini bukan cacat. Ruang kosong itu justru memberi Anda keleluasaan menyesuaikan surat dengan kebiasaan setempat, misalnya menambah sapaan adat, mencantumkan nomor kontak staf, atau memakai bahasa daerah pada bagian salam. Yang berisiko cuma satu, yaitu menyangka kebiasaan sebagai kewajiban lalu menolak permintaan warga dengan alasan menyalahi aturan yang sebenarnya tidak pernah ada.

Angka 3 hari kerap dibaca sebagai batas akhir menyebar undangan. Bunyi pasalnya lain. PP 12/2018 Pasal 88 ayat (3) mewajibkan Sekretaris DPRD mengumumkan agenda reses setiap anggota paling lambat 3 hari sebelum masa reses dimulai, melalui saluran yang mudah diakses. Yang diumumkan adalah agendanya, yang mengumumkan adalah sekretariat, dan sasarannya publik luas.

Undangan berjalan di jalur yang berbeda.

Ia dokumen perorangan yang ditujukan ke nama tertentu, dan tenggat penyampaiannya tidak diatur satu pasal pun di tingkat pusat. Kami sudah menelusuri UU 23/2014, UU 17/2014, PP 12/2018, dan Peraturan DPR RI 1/2020, dan tidak menemukannya. Karena kosong, penentuan tenggat jatuh ke tangan Anda sendiri, dan pertimbangannya sederhana: warga desa perlu waktu mengatur jadwal kerja, sedangkan pejabat kecamatan perlu waktu memasukkan acara ke agenda resmi.

Di tingkat daerah, sebagian aturan memang lebih rinci. Tata Tertib DPRD Provinsi Jawa Barat Pasal 152 ayat (1) menetapkan reses dilaksanakan 3 kali dalam 1 tahun sidang, paling lama 8 hari sekali reses. Ketentuan semacam itu berlaku di daerahnya sendiri dan tidak otomatis mengikat daerah lain, jadi tata tertib DPRD setempat tetap yang pertama harus Anda buka.

Pertanyaan ini paling sering muncul saat surat sudah selesai diketik dan tinggal menunggu paraf. Jawabannya tidak tunggal. Tidak ada aturan pusat yang mengunci siapa yang berhak meneken undangan reses, karena PP 12/2018 menyerahkan tata cara pelaksanaan reses kepada keputusan pimpinan DPRD di masing masing daerah. Di dokumen itulah penetapannya berada, bukan di undang undang.

Dari dokumen resmi yang beredar, tiga pola berikut sama sama berjalan dan sama sama sah. Yang membedakan hanya siapa yang menanggung surat itu secara kelembagaan.

Permendagri 1/2023 tidak mengenal istilah undangan reses, tetapi mengenal surat sebagai naskah dinas. Unsur unsurnya itulah yang berlaku. Tujuh di antaranya memang harus ada pada surat dinas, sisanya bisa Anda atur sendiri.

Contoh di bawah disusun dari unsur naskah dinas Permendagri 1/2023, bukan disalin dari berkas yang beredar di internet. Bagian bertanda hijau sebaiknya Anda pertahankan karena menyangkut keabsahan surat. Bagian bertanda kuning wajib diganti dengan data daerah Anda sendiri.

Tidak ada pasal yang menyebut mata acara reses. Pembacaan ayat suci, lagu Indonesia Raya, sambutan kepala desa, sampai ramah tamah, semuanya kebiasaan yang tumbuh sendiri. Yang diwajibkan aturan justru bagian sesudahnya, yaitu laporan yang memuat waktu dan tempat kegiatan, aspirasi serta pengaduan masyarakat, dan dokumentasi peserta.

Artinya satu sesi memikul beban paling berat, yaitu sesi warga bicara. Anggap saja seperti rapat warga di poskamling. Yang diingat orang bukan panjangnya sambutan, tetapi ada tidaknya kesempatan mereka menyampaikan keluhan sampai selesai.

Sisanya pelengkap.

Satu naskah yang disebar ke semua orang memang menghemat waktu. Akibatnya sudah bisa ditebak. Warga merasa disapa terlalu kaku, sedangkan pejabat kecamatan menerima surat yang tidak cukup resmi untuk dimasukkan ke agenda dinasnya. Perbedaan berikut kebiasaan administrasi, bukan perintah pasal, tetapi mengabaikannya menimbulkan salah paham yang mahal. Menyiapkan tiga versi memang menambah pekerjaan setengah jam, dan setengah jam itu biasanya terbayar oleh jumlah kehadiran yang lebih baik.

Kesalahan yang paling awet justru bukan soal isi, tetapi soal ejaan yang disalin dari berkas lama. Enam berikut muncul berulang pada surat undangan di banyak sekretariat, dan semuanya bisa diperbaiki dalam waktu kurang dari satu menit. Perbaikannya pun sekali kerja saja. Begitu satu berkas induk dibereskan, seluruh surat berikutnya ikut benar karena memang selalu disalin dari sana.

Bagian ini disusun untuk dipakai, bukan dibaca sekali lalu ditinggalkan. Urutannya mengikuti waktu kerja sekretariat, dari sebelum surat diketik sampai sesudah warga pulang.

Semuanya bermuara pada satu pemisahan yang sebenarnya sederhana. Aturan pusat mewajibkan resesnya dijalankan, agendanya diumumkan 3 hari sebelumnya, dan hasilnya dilaporkan. Selebihnya, termasuk bentuk surat dan susunan acaranya, adalah kebiasaan yang boleh Anda sesuaikan.

Menyadari batas itu membuat kerja sekretariat lebih ringan. Anda berhenti mencari pasal yang tidak pernah ada, dan bisa langsung memakai contoh yang sudah tersedia dengan menyesuaikan data daerah sendiri. Sisa waktunya lebih berguna dipakai untuk memastikan aspirasi yang tercatat benar benar sampai ke pimpinan dewan.