Wawasan
Berkas Syarat Calon Kepala Desa dan Cara Mengurusnya

Kantor mana yang menerbitkan tiap dokumen, berapa lama antreannya, berapa biayanya, dan berapa lama surat itu masih dianggap sah. Disusun sebagai urutan kerja, dengan pemisahan tegas antara berkas yang diwajibkan aturan pusat dan yang ditambahkan peraturan bupati.
Berkas yang paling lama diurus justru bukan surat dari kantor desa. Surat keterangan tidak pernah dipidana dari Pengadilan Negeri meminta SKCK sebagai lampiran, dan SKCK baru bisa terbit setelah KTP, kartu keluarga, serta ijazah Anda cocok satu sama lain. Berkas pendaftaran calon kepala desa adalah kumpulan dokumen yang wajib diserahkan bakal calon kepada panitia pemilihan selama masa pendaftaran, sebagian kecil diwajibkan undang undang, sebagian besar sisanya ditentukan peraturan bupati. Urutan mengurusnya menentukan, bukan cuma kelengkapannya.
Rantai itu biasanya baru disadari ketika waktunya tinggal sepekan.
Daftar 11 syarat calon kepala desa beserta aturan khusus untuk ASN, TNI, Polri, dan perangkat desa sudah lengkap di panduan pemilihan kepala desa, jadi tidak diulang di sini. Tanggal pendaftaran dibuka bisa Anda cocokkan lewat jadwal pilkades. Yang Anda butuhkan sekarang lebih sempit dan jauh lebih membosankan, yaitu kantor mana untuk berkas mana, berapa lama antreannya, dan kapan surat itu kedaluwarsa.
Satu peringatan sejak awal. Daftar berkas pilkades tidak seragam di seluruh Indonesia, karena yang menguncinya adalah peraturan bupati di kabupaten masing masing. Dokumen yang wajib di Lamongan belum tentu diminta di Katingan. Setiap berkas di bawah diberi penanda asal ketentuannya, dan penanda itulah yang perlu Anda cocokkan dengan peraturan bupati daerah sendiri.
- 1Daftar berkas Anda ada di peraturan bupati, bukan di undang undang. Pasal 33 UU 3/2024 mengunci syarat calon sampai huruf k, lalu huruf l menyerahkan sisanya kepada peraturan daerah.
- 2Hanya 4 biaya yang punya dasar tarif nasional. SKCK Rp30.000 (PP 76/2020), surat keterangan Pengadilan Negeri Rp10.000 (PP 5/2019), surat bebas narkoba di BNN Rp290.000 (PP 19/2020), dan meterai Rp10.000 (UU 10/2020). Tarif surat sehat mengikuti peraturan daerah masing masing.
- 3SKCK berlaku 6 bulan. Diurus terlalu jauh dari hari pendaftaran, ia mati lebih dulu sebelum map Anda diserahkan.
- 4Surat dari pengadilan menunggu SKCK. Sebagian besar Pengadilan Negeri meminta SKCK yang sudah dilegalisir sebagai lampiran permohonan, sehingga dua berkas ini tidak bisa diurus bersamaan.
- 5Mulai 30 hari sebelum pendaftaran dibuka. Jarak itu menampung antrean legalisir ijazah luar kota, rantai SKCK ke pengadilan, dan surat sehat yang justru harus diurus paling akhir.
- 6Berkas kurang tidak langsung menggugurkan. Peraturan bupati umumnya memberi masa perbaikan sekitar 3 hari. Lewat dari itu tanpa dilengkapi, pencalonan dinyatakan gugur.
11 syarat dari pusat, sisanya ditentukan bupati
Pasal 33 UU 3/2024 memuat syarat calon kepala desa mulai huruf a sampai huruf k, dari kewarganegaraan sampai batas usia paling rendah 25 tahun. Huruf l kemudian menutup dengan satu kalimat yang mengubah segalanya, yaitu syarat lain yang ditetapkan dalam peraturan daerah. Kalimat itu yang membuat map pendaftaran di dua kabupaten bertetangga bisa berbeda isinya.
Susunannya mirip pendaftaran sekolah. Ada berkas bawaan yang diminta di mana pun, lalu tiap sekolah menambahkan daftarnya sendiri, dan yang membuat orang bolak balik biasanya justru tambahan itu.
- Perbup Lamongan 48/2021 memerinci belasan berkas administratif, termasuk SKCK yang harus terbit dari Polres Lamongan dan surat bebas narkoba dari RSUD Kabupaten Lamongan.
- Perbup Katingan 21/2021 Pasal 9 mewajibkan fotokopi ijazah sejak jenjang sekolah dasar, bukan hanya ijazah terakhir.
Kantor mana untuk berkas mana
Tiap kartu di bawah memuat hal yang sama, yaitu penerbitnya, cara memperolehnya, lama pengurusan, biaya, dan masa berlakunya. Tarif yang disebut punya dasar peraturan disebutkan nomor peraturannya. Tarif rumah sakit umum daerah tidak punya angka nasional, jadi yang ditampilkan hanya contoh dari satu daerah sebagai gambaran besaran.
Diurus paling awal karena hampir semua berkas lain meminta ketiganya sebagai lampiran.
Dua berkas ini berurutan, tidak bisa dikerjakan bersamaan, dan menyita waktu paling banyak.
Justru diurus paling akhir, karena panitia hampir selalu meminta yang terbaru.
Dua berkas terakhir tidak mengantre di loket, tetapi menunggu tanda tangan pihak lain.
Hanya 4 tarif yang berlaku nasional
Empat angka di bawah tercetak di peraturan, jadi Anda bisa menghitungnya sebelum berangkat dan menolak bila ditagih lebih. Sisa biaya dalam pengurusan berkas pendaftaran calon kepala desa mengikuti tarif layanan daerah, terutama di rumah sakit umum daerah. Bedanya seperti membandingkan harga tiket kereta dengan ongkos ojek ke stasiun. Satu tercetak resmi, satu lagi berubah tiap tempat.
Bila tiap surat dihitung satu kali, keempatnya berjumlah sekitar Rp340.000. Angka itu belum termasuk surat sehat jasmani, surat sehat rohani, pas foto, dan fotokopi. Untuk gambaran besaran pemeriksaan di rumah sakit, penelusuran detikJateng pada 2024 atas laman RSUP Surakarta dan RSUD Sukoharjo menemukan kisaran Rp196.750 sampai Rp355.000. Angka itu berlaku di dua rumah sakit tersebut, bukan di seluruh Indonesia.
Surat pengadilan minta SKCK dulu
Sebagian berkas tidak bisa diurus bersamaan karena yang satu menjadi lampiran yang lain. Rantai terpanjang berawal dari dokumen kependudukan dan berakhir di meja Pengadilan Negeri. Sebagian besar Pengadilan Negeri meminta SKCK yang sudah dilegalisir sebagai lampiran permohonan surat keterangan tidak pernah dipidana, sehingga dua berkas itu berjarak beberapa hari kerja, bukan beberapa jam.
Salah urutan berarti dua kali antre.
Mulai 30 hari sebelum pendaftaran dibuka
Jarak 30 hari bukan angka aturan, tetapi hasil menjumlahkan tiga hambatan yang paling sering muncul, yaitu antrean legalisir ijazah di luar kota, rantai SKCK menuju pengadilan, dan surat sehat rohani yang bergantung pada jadwal praktik psikiater. Cari tanggal pembukaan pendaftaran di pengumuman panitia lebih dulu. Mundurkan jadwal Anda dari tanggal itu.
Nama beda di ijazah dan KTP, itu yang menggugurkan
Bakal calon yang gugur pada tahap penelitian berkas jarang gugur karena syarat orangnya. Yang menjatuhkan biasanya hal teknis yang terlihat sepele saat berkas dikumpulkan. Panitia tidak menebak, mereka mencocokkan.
01Paling seringNama atau tanggal lahir tidak sama antardokumen
Ijazah sekolah dasar menulis satu ejaan, kartu keluarga menulis ejaan lain, dan KTP elektronik menulis versi ketiga. Perbaikannya bukan di panitia, melainkan lewat surat keterangan dari sekolah penerbit lalu pengesahan dinas pendidikan, atau lewat perbaikan dokumen di Dukcapil.
Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Polewali Mandar, Alimuddin, menyebut sebagian bakal calon di daerahnya memang harus mengurus surat keterangan perbaikan dari sekolah, lalu meminta pengesahan dinas pendidikan, dan sebagian lain memperbaiki akta kelahiran di Dukcapil. Pernyataan itu disampaikan pada Agustus 2026.
02Paling berat akibatnyaIjazah tidak lolos verifikasi keasliannya
Legalisir tidak dianggap cukup. Panitia dapat meminta ijazah asli dan mengonfirmasi keasliannya ke sekolah penerbit. Kepala Bidang Pemerintahan Desa DPMD Pacitan, Sigit Dani Yulianto, menyatakan panitia wajib memvalidasi ijazah, tidak cukup hanya legalisir saja.
Akibatnya bukan sekadar dinyatakan tidak memenuhi syarat. Pemakaian dokumen palsu berpotensi masuk ranah pidana pemalsuan surat, dengan ancaman pidana penjara paling lama 6 tahun.
03Paling mudah dihindariDokumen sudah kedaluwarsa saat diserahkan
SKCK berumur 6 bulan. Surat sehat dan surat keterangan pengadilan umumnya diminta terbaru, dengan batas yang ditetapkan perbup. Bakal calon yang mengurus berkas jauh hari karena ingin aman justru sering terjebak di sini, terutama bila jadwal pilkades bergeser.
04Sering diremehkanMeterai, tanda tangan, dan bentuk surat pernyataan
Surat pernyataan tanpa meterai, meterai yang tidak dibubuhi tanda tangan, atau surat yang disusun sendiri padahal panitia sudah menyediakan formulir baku. Tarif meterai sekarang tunggal, yaitu Rp10.000 sesuai UU 10/2020.
05Batas waktunya pendekBerkas kurang lalu tidak dilengkapi tepat waktu
Berkas yang kurang biasanya dikembalikan untuk dilengkapi, bukan langsung digugurkan. Masa perbaikannya pendek dan ditetapkan perbup. Pejabat Bidang Pemerintahan Desa Padang Lawas Utara menjelaskan pada 2023 bahwa berkas yang kurang dikembalikan dengan tenggang 3 hari, dan bakal calon yang tidak melengkapinya dinyatakan gugur.
Karena itu selama masa penelitian berkas, pastikan nomor telepon Anda aktif dan Anda berada di dalam kabupaten.
Daftar periksa sebelum map diserahkan
Daftar berikut disusun menurut kantor tujuan, bukan menurut urutan pasal, supaya bisa Anda pakai sambil berjalan. Kotak centangnya bisa diketuk langsung di layar. Cocokkan dulu dengan peraturan bupati daerah Anda, lalu tambahkan sendiri baris yang khas di kabupaten Anda.
Dari pengamatan kami atas persoalan yang berulang di berbagai kabupaten, kegagalan administratif hampir selalu bersumber pada dua hal, yaitu urutan yang keliru dan dokumen lama yang tidak pernah dicocokkan. Keduanya bisa diselesaikan sebelum tahapan dimulai, dan biayanya jauh lebih kecil daripada akibatnya.
Tiga langkah yang kami sarankan. Pertama, unduh peraturan bupati pilkades daerah Anda dan tandai pasal pendaftaran, lalu susun ulang daftar periksa di atas mengikuti pasal itu. Kedua, tunjuk satu orang yang bertanggung jawab penuh atas berkas, dengan satu map fisik dan satu salinan digital. Ketiga, mulai dari mencocokkan nama di dokumen pendidikan, karena di situlah dua perkara yang dibahas di atas bermula.
Yang kami sarankan Anda hindari adalah menyerahkan seluruh pengurusan kepada perantara tanpa Anda periksa sendiri. Tanda tangan di surat pernyataan itu tetap tanda tangan Anda, dan akibat hukumnya melekat pada Anda.
Pengurusan berkas adalah bagian pencalonan yang paling tidak politis, sekaligus bagian yang paling bisa Anda kendalikan sendiri. Tidak ada lawan di dalamnya, tidak ada suara yang perlu direbut, hanya kantor yang perlu didatangi menurut urutan yang benar. Bakal calon yang selesai lebih awal mendapat sesuatu yang tidak bisa dibeli pada pekan terakhir, yaitu waktu untuk menemui pemilih.
Selesaikan berkasnya dulu, lalu berkampanye dengan tenang.
Pertanyaan yang paling sering diajukan bakal calon
Jawabannya ringkas dan bersumber. Ketuk untuk membuka.
01PengertianApa yang dimaksud dengan berkas pendaftaran calon kepala desa?
Kumpulan dokumen yang wajib diserahkan bakal calon kepada panitia pemilihan selama masa pendaftaran, sebagai bukti bahwa syarat calon dalam Pasal 33 UU 3/2024 dan syarat tambahan dalam peraturan daerah sudah dipenuhi. Isinya campuran dokumen kependudukan, dokumen pendidikan, surat keterangan dari instansi, dan surat pernyataan bermeterai.
02Asal ketentuanApakah daftar berkasnya sama di seluruh Indonesia?
Tidak. Pasal 33 UU 3/2024 mengunci syarat calon sampai huruf k, sedangkan huruf l menyerahkan syarat lain kepada peraturan daerah. Rincian dokumen, jumlah rangkap, dan instansi penerbitnya ditetapkan peraturan bupati, sehingga berbeda antarkabupaten.
03Biaya dan masa berlakuBerapa biaya SKCK dan berapa lama berlakunya?
Rp30.000 sesuai Lampiran PP 76/2020, berlaku sama untuk penerbitan baru maupun perpanjangan. Masa berlakunya 6 bulan sejak diterbitkan, dan inilah dokumen dengan umur terpendek dalam berkas pendaftaran.
04InstansiSurat keterangan tidak pernah dipidana diurus di mana?
Di Pengadilan Negeri wilayah tempat tinggal pemohon. Permohonannya diajukan lewat aplikasi Eraterang sesuai Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum Nomor 44/DJU/SK/HM02.3/2/2019, lalu berkas dibawa ke meja pelayanan terpadu. Biayanya Rp10.000 sebagai penerimaan negara bukan pajak sesuai PP 5/2019.
05LampiranKenapa pengadilan meminta SKCK padahal keduanya sama sama surat keterangan?
Keduanya memeriksa hal berbeda. SKCK memuat catatan kepolisian, sedangkan surat pengadilan memuat catatan perkara di register pidana. Sejumlah pengadilan negeri mensyaratkan fotokopi SKCK yang masih berlaku, sebagian meminta yang sudah dilegalisir, dan asli SKCK tetap harus ditunjukkan.
06Tempat pengurusanApakah surat sehat rohani bisa dibuat di puskesmas?
Umumnya tidak, karena penerbitannya memerlukan dokter spesialis kedokteran jiwa. Periksa lebih dulu rumah sakit mana yang ditunjuk peraturan bupati daerah Anda, sebab beberapa perbup menyebut nama rumah sakit secara spesifik.
07BiayaBerapa biaya surat keterangan bebas narkoba?
Di Badan Narkotika Nasional, tarifnya Rp290.000 sesuai PP 19/2020, sudah termasuk alat uji dan jasa pemeriksaan. Bila perbup menunjuk rumah sakit atau laboratorium kesehatan daerah, besarannya mengikuti tarif layanan setempat dan bisa berbeda jauh.
08Dokumen pendidikanBagaimana bila ijazah hilang?
Lapor kehilangan ke kepolisian lebih dulu, lalu ajukan surat keterangan pengganti ijazah kepada satuan pendidikan yang dahulu menerbitkannya, dan mintakan pengesahan dinas pendidikan. Lamanya bergantung pada kelengkapan arsip sekolah, jadi kerjakan paling awal.
09LegalisirIjazah SMA dan SMK dilegalisir di mana?
Di dinas pendidikan provinsi, karena kewenangan pendidikan menengah berada di tingkat provinsi. Ijazah SD dan SMP dilegalisir sekolah penerbit atau dinas pendidikan kabupaten. Bawa ijazah asli, sebab legalisir tanpa pencocokan asli umumnya ditolak.
10KelengkapanKalau berkas kurang, apakah pencalonan langsung gugur?
Tidak langsung. Panitia umumnya mengembalikan berkas untuk dilengkapi dalam tenggang yang ditetapkan peraturan bupati, dan di sejumlah daerah tenggang itu 3 hari. Bila sampai batas waktu tidak dilengkapi, bakal calon dinyatakan gugur.
11MeteraiBerapa nilai meterai yang dipakai sekarang?
Rp10.000 sebagai tarif tunggal sejak UU 10/2020 berlaku. Meterai Rp3.000 dan Rp6.000 sudah tidak dipakai lagi. Pastikan tanda tangan mengenai meterainya, bukan di sampingnya.
12WaktuKapan sebaiknya mulai mengurus berkas?
Sekitar 30 hari sebelum pendaftaran dibuka. Jarak itu menampung antrean legalisir ijazah, rantai SKCK menuju Pengadilan Negeri, dan surat sehat rohani yang bergantung pada jadwal psikiater. Tanggal pembukaannya bisa Anda cocokkan lewat panduan jadwal pilkades.
Catatan metodologi
Halaman ini disusun Tim Riset Head Politika dari naskah peraturan resmi, laman layanan resmi instansi penerbit dokumen, salinan putusan pengadilan, dan pemberitaan media yang menyebut sumber primernya. Blog tanpa penulis dan situs rangkuman tidak dipakai sebagai dasar fakta. Seluruh sumbernya dapat Anda periksa sendiri.
Empat batas yang perlu Anda ketahui. Pertama, tarif rumah sakit umum daerah tidak punya angka nasional, sehingga angka Rp320.000 dan kisaran Rp196.750 sampai Rp355.000 hanya berlaku di rumah sakit yang disebutkan, dan ditampilkan sebagai gambaran besaran. Kedua, lama pengurusan yang dicantumkan adalah lama layanan yang diumumkan instansi, bukan jaminan, karena antrean di lapangan bisa berbeda. Ketiga, amar akhir perkara PTUN Semarang Nomor 44/G/2024/PTUN.SMG belum dapat kami pastikan dari salinan resminya, sehingga ditampilkan sebagai contoh persoalan dan bukan sebagai preseden. Keempat, ketentuan diperiksa per Agustus 2026 dan sebagian aturan pelaksana masih dapat berubah.
Head Politika adalah perusahaan konsultan politik, riset, dan survei. Penilaian pada halaman ini disusun dari dokumen publik yang dapat diperiksa siapa pun, dan bukan pengganti nasihat hukum untuk perkara tertentu.
Sumber
- Peraturan Bupati Lamongan Nomor 48 Tahun 2021 tentang pemilihan kepala desa, diakses melalui JDIH Kabupaten Lamongan.
- Peraturan Bupati Katingan Nomor 21 Tahun 2021, Pasal 9, diakses melalui JDIH Kabupaten Katingan.
- Putusan PTUN Surabaya Nomor 37/G/2020/PTUN.SBY dan Putusan Peninjauan Kembali Nomor 79/PK/TUN/2021, diakses melalui direktori putusan Mahkamah Agung.
- Pernyataan pejabat DPMD Pacitan, DPMD Polewali Mandar, dan Bidang Pemerintahan Desa Padang Lawas Utara, dikutip dari pemberitaan media yang menyebutkan nama dan jabatan narasumbernya.
Bacaan lanjutan di Head Politika
Ingin Peta Politik Dapil Anda Dibaca dengan Data?
Diskusikan situasi Anda langsung dengan tim kami. Tanpa biaya, tanpa keterikatan, hanya pembicaraan jujur tentang peluang Anda.
Mulai Konsultasi Gratis
